Le fichier des écritures comptables est un document (papier ou dématérialisé) produit par une société via un logiciel de comptabilité. Les entreprises doivent impérativement le fournir à l’administration fiscale en cas de contrôle dans un délai de trois mois. Qu’est-ce donc que le fichier des écritures comptables précisément ?
Fichier des écritures comptables : qu’est-ce que c’est ?
Toutes les sociétés sont obligées de présenter un fichier des écritures comptables à l’administration fiscale qui en fait la demande. Seules les sociétés soumises au régime de la micro-entreprise en sont exemptées. Deux cas nécessitent de transmettre ce dossier :
– En cas de vérification de la tenue des comptes de la société.
– En cas d’examen de comptabilité à distance.
Le fichier des écritures comptables porte sur l’ensemble des documents comptables de l’entreprise au titre de l’exercice de référence. L’avis de vérification émis par l’administration fiscale mentionne la liste des années comptables à produire. C’est donc un document de support qui permet à l’administration fiscale de procéder à des contrôles. Il peut s’agir de : tris, calculs, classement et recoupement des données. Grâce à ce fichier, elle s’assure de la correspondance entre les documents fiscaux et les déclarations de l’entreprise, gagne un temps considérable lors de sa procédure de vérification et réduit son temps de présence dans les locaux de l’entreprise.
Le fichier des écritures comptables est un document dématérialisé, qui peut être présenté sous la forme d’un PDF ou imprimé. Dans les deux cas, les feuillets doivent être positionnés chronologiquement.
Fichier des écritures comptables : non-conformité et sanctions
Ainsi, un fichier des écritures comptables complet contient l’ensemble des données comptables et des écritures d’une société. C’est donc un document officiel, dont le contenu est strictement encadré par la loi. En effet, les éléments qu’il contient doivent suivre les règles de forme indiquées à l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales.
À ce titre, afin de contrôler la conformité du dossier produit, il est essentiel qu’une entreprise ait opté pour le bon logiciel de comptabilité. L’administration fiscale propose aussi des outils de vérification accessibles en ligne. En revanche, ils ne permettent ni d’obtenir un avis d’expert, ni un visa de professionnel. C’est notamment pour cela qu’il est vivement conseillé de confier la tenue de sa comptabilité professionnelle à un expert-comptable inscrit à l’Ordre. Rappelons que la tenue des comptes d’une entreprise est un acte professionnel strictement réglementé.
En cas d’absence de fichier des écritures comptables ou d’erreur, l’entreprise s’expose à diverses sanctions qui sont cumulables entre elles :
– Une amende de 5000 euros.
– Un rejet de comptabilité par l’administration fiscale.
Afin de savoir comment produire ou vérifier la conformité d’un fichier des écritures comptables, il est nécessaire de suivre une formation professionnalisante. À ce titre, l’ENGDE forme aux métiers de la comptabilité, de la gestion et de la finance grâce à d’excellents cursus bénéficiant de la modalité de l’apprentissage en alternance.
Une entreprise dispose d’un délai de trois mois pour fournir à l’administration fiscale son fichier des écritures comptables. Dans le cas contraire, elle s’expose à des sanctions importantes qui peuvent mettre en péril sa santé économique.