La comptabilité générale est une obligation faite aux sociétés. Elle permet d’effectuer le suivi comptable d’une structure et d’ainsi s’assurer de la légalité de ses activités. En englobant les comptes annuels, c’est également un excellent outil de gestion, qui offre d’analyser scrupuleusement le modèle économique d’une entreprise. Zoom sur les rôles de la comptabilité générale.
La comptabilité générale : une obligation
La comptabilité générale se définit comme un système d’organisation selon lequel le chargé de comptabilité enregistre chaque flux financier entrant et sortant d’une structure professionnelle. Ces flux sont classés par nature et / ou date (selon les dispositions du Code de commerce en la matière).
Établir une comptabilité générale est une obligation légale pour les professionnels, dont la forme et les détails diffèrent en fonction du régime fiscal de la structure. Par exemple, la micro-entreprise bénéficie d’une comptabilité générale hyper-simplifiée tandis que les sociétés soumises à un régime au réel doivent mettre en place un suivi plus précis et hautement technique.
La comptabilité générale, afin d’assurer ce rôle de suivi des activités de l’entreprise, doit répondre à plusieurs obligations :
– Elle doit enregistrer les entrées d’argent et lister les sorties financières selon un principe de double équilibre : à toute sortie correspond une entrée et vice-versa.
– Elle doit classifier les flux par nature, dans le respect de la nomenclature légale définie au plan comptable général.
– Elle traite et réalise les comptes annuels à la clôture de l’exercice comptable : bilan, comptes de résultat et annexes légales.
Pou rappel, le plan comptable général (PCG) est un livret qui définit la norme à utiliser dans le traitement de la comptabilité générale d’une entreprise. Au sein de l’ouvrage sont regroupées les normes légales propres aux divers secteurs professionnels ainsi que les obligations et les pratiques de la comptabilité générale à appliquer.
Chaque catégorie de flux est enregistrée dans un journal particulier, accompagnée des pièces justificatives afférentes : factures, relevé bancaire, déclarations de TVA, etc. L’enregistrement de chaque pièce génère une écriture comptable qui est susceptible d’être transférée : le flux initialement enregistré peut changer de catégorie en fonction de l’opération à laquelle il est sujet et de son sens (entrant ou sortant).
C’est la technique du mécanisme de la partie double, qui permet de ventiler le montant de l’opération ainsi modifiée (c’est la méthode du débit et du crédit). Plus concrètement : un flux inscrit entrant (l’acquisition de matériel) doit avoir pour corollaire une inscription sortante (le débit du montant de la facture). Si cette acquisition est ensuite revendue, la comptabilité générale en garde une trace et procède aux transferts d’inscription comptable.
Chaque opération est indiquée dans un compte spécifique, comme :
– Le compte de charges (6).
– Le compte de produits (7).
– Les comptes d’actifs : 2, 3, 409, 41 et 5 (sauf exceptions)
– Compte de passifs : 1, 40, 42, 43, 44, 46 et 5 (sauf exceptions).
Généralement présentée sous forme de tableaux, la comptabilité générale fait donc apparaître trois colonnes principales : les comptes de signification (précités), la signification d’un débit dans cette catégorie (augmentation d’une charge ou diminution de possession) et la signification d’un crédit pour les flux de ladite nature (diminution de charges par exemple).
Comptabilité générale et nomenclatures obligatoires
Résultant d’une obligation pour les entreprises inscrite au Code de commerce, la comptabilité générale répond à des normes fixes, ses objectifs sont en effet clairement définis :
– Elle vise à permettre de comparer les comptes et de constater simplement et facilement les informations financières à la lecture des documents.
– Elle atteste d’une information fiable et exempte d’erreurs.
– Elle est régulière et conforme aux procédures comptables en vigueur.
– Elle génère des documents, clairs et lisibles qui permettent à toute personne privée de comprendre l’état financier de l’entreprise (associés, actionnaires, etc.) ainsi qu’à l’administration publique d’attester de la validité des comptes et des activités de la structure.
– Elle est raisonnable : les frais engendrés par la tenue de la comptabilité générale ne doivent pas excéder la valeur qu’elle apporte à l’entreprise.
Quel est le rôle de la comptabilité générale pour une entreprise ?
Le premier rôle de la comptabilité générale, c’est de fournir à l’administration fiscale les documents de synthèse officiels requis de la part des entreprises (les comptes annuels).
La comptabilité générale est également un puissant outil de gestion de l’entreprise, qui permet d’attester de son état de santé financière. En effet, elle offre de savoir si la structure dispose de liquidités suffisantes pour poursuivre ses activités. Elle constitue aussi un regroupement de documents propices à maintenir une trésorerie à jour et utiles pour anticiper les éventuelles chutes de financement. À la clôture de l’exercice comptable, l’édiction des comptes annuels permet non seulement de répondre à ses obligations légales, mais également de connaître le résultat annuel de l’entreprise. On sait alors si la structure est bénéficiaire ou déficitaire et l’on peut calculer ses soldes intermédiaires de gestion ou encore connaître l’état de son patrimoine.
En générant les états provisoires de l’entreprise (les situations comptables intermédiaires), la comptabilité générale offre de communiquer aux partenaires et aux investisseurs de l’entreprise de précieuses informations quant à sa santé financière, sa compétitivité et ses leviers de développement. À ce titre, elle est régulièrement utilisée lors de la présentation d’un projet, afin de motiver sa faisabilité et d’éclairer les actionnaires et les décideurs quant à sa rentabilité future, en les assurant de la présence de liquidités suffisantes pour supporter un nouveau projet.
C’est en ce sens que la comptabilité générale est considérée comme un outil de gestion, qui permet :
– D’analyser avec précision l’état financier d’une entreprise : analyse des soldes intermédiaires de gestion ou encore génération de tableaux de financement.
– D’effectuer des études prévisionnelles : plans de financement ou d’investissement, etc.
– De procéder à des analyses gestionnaires : c’est la comptabilité analytique, qui comprend l’analyse des coûts de fonctionnement de la structure.
Pour aller plus loin, la comptabilité générale alimente les statistiques nationales (calcul du PIB par exemple). Elle constitue également la base (l’assiette) pour le calcul de nombreux impôts et taxes :
– L’impôt sur les bénéfices.
– La CVAE : la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises.
– La TVA.
L’ENGDE propose un enseignement de haut niveau académique et technique : PGE en finance, gestion et comptabilité ou encore accompagnement et entraînement aux diplômes de l’expertise comptable.
Maîtriser les nombreuses méthodes et normes légales de la comptabilité générale requiert de sérieuses années d’études et d’entraînement afin de ne pas faire d’erreurs aux conséquences juridiques et fiscales graves.